Vedtægt

Her finder du den gældende vedtægt for Danske Slægtsforskere Næstved, som er vedtaget på en ekstraordinær generalforsamling d. 4. oktober 2018.

Vedtægter for Danske Slægtsforskere Næstved

1. Navn og hjemsted

• Foreningens navn er Danske Slægtsforskere Næstved. Foreningen har hjemsted i Næstved Kommune.
• Danske Slægtsforskere Næstved er en forening i tilknytning til Danske Slægtsforskere og følger regelsættet derfra.

2. Formål

Danske Slægtsforskere Næstveds formål er at skabe et regionalt forum for databehandling i slægtshistorie ved at:

• Afholde foredrag, møder, kurser og anden oplysnings-virksomhed relateret til slægtshistorie.
• Udbrede kendskabet til IT omkring slægtshistorie.
• Samarbejde med andre foreninger og institutioner med tilsvarende formål.
• Udbrede kendskabet til slægtshistorie via hjemmesiden for Danske Slægtsforskere Næstved.

3. Medlemmer

• Som medlem kan optages alle med interesse for slægtsforskning.
• Medlemskab opnås ved indbetaling af kontingent.

4. Medlemmernes forpligtigelse og rettigheder.

• Da Danske Slægtsforskere Næstved indkalder til møder (herunder generalforsamling) – medlemsarrangementer o.l. er det medlemmets pligt at holde Danske Slægtsforskere Næstved opdateret om relevant e-mail adresse- postadresse samt telefonnummer.
• Dette kan enten ske via indberetning på foreningens hjemmeside eller ved at oplyse e-mail-adressen direkte til Danske Slægtsforskere Næstveds bestyrelse.
• Kontingentet forfalder d. 1/1 og skal være betalt senest den 31. januar.
• Kontingentet fastsættes på den årlige ordinære generalforsamling.
• Kontingentopkrævning foregår via Danske Slægtsforskere

4.1. Eksklusion

• Kun generalforsamlingen kan ekskludere et medlem, såfremt vedkommende opfører sig i strid med foreningens vedtægter eller andre gældende bestemmelser, eller hvis medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter.
• Der kræves 2/3 majoritet af de fremmødte på generalforsamlingen for at gennemføre en eksklusion.

5. Regnskab og formue

• Regnskabsåret følger kalenderåret.
• Kassereren fører foreningens bogholderi og udarbejder foreningens årsregnskab.
• Regnskabet skal før den ordinære generalforsamling være revideret af foreningens valgte revisor.
• Danske Slægtsforskere Næstveds midler hensættes på en konto i bank eller sparekasse. Den kontante kassebeholdning må ikke overstige kr. 3000,-.
• Kassereren skal til stadighed have en opdateret medlemsliste.
• Optagelse af lån i foreningen eller indgåelse af lejemål eller andre større økonomiske dispositioner kan ikke finde sted under disse vedtægter.

6. Generalforsamling

• Generalforsamlingen er Danske Slægtsforskere Næstveds højeste myndighed. Kun den kan vedtage, ændre eller ophæve vedtægterne.
• Til varetagelse af Danske Slægtsforskere Næstveds administration og øvrige daglige ledelse vælges en bestyrelse bestående af 5 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling og afgår efter tur.
• Genvalg kan finde sted.
• Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Det påhviler bestyrelsen at varetage opgaverne på god og forsvarlig måde.
• Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned.
• Ordinær generalforsamlingen indkaldes med mindst 4 ugers varsel.
• Indkaldelse sker til de enkelte medlemmer via den opgivne e-mailadresse. Indkaldelsen samt bilag lægges ud på Danske Slægtsforskere Næstveds hjemmeside.
• Med indkaldelsen skal følge dagsorden, der fastsættes af bestyrelsen på grundlag af indkomne forslag og vedtægternes bestemmelser – det reviderede årsregnskab – budgetter for indeværende og kommende regnskabsår med forslag til fastsættelse af kontingent.
• Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingens afholdelse, således at dette kan indgå i dagsordenen.
• Forslag og spørgsmål, der ikke er optaget på dagsordenen, kan ikke sættes under afstemning på generalforsamlingen.
• For den ordinære generalforsamling gælder følgende dagsorden:
  • Valg af dirigent og referent.
  • Godkendelse af dagsordenen.
  • Fremlæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning om Danske Slægtsforskere Næstveds virksomhed for det forløbne år.
  • Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
  • Bestyrelsens forslag til budget, herunder fastsættelse af kontingent.
  • Indkomne forslag.
  • Valg af medlemmer til bestyrelsen.
  • I lige år to bestyrelsesmedlemmer. Vælges for to år.
  • I ulige år tre bestyrelsesmedlemmer. Vælges for to år.
  • Valg af suppleanter til bestyrelsen.
  • Hvert år vælges to suppleanter til bestyrelsen for et år.
  • Valg af revisor.
  • I ulige år vælges en revisor for to år.
  • Valg af revisorsuppleant.
  • Hvert år vælges en revisorsuppleant.
  • Under ”eventuelt” kan der ikke sættes forslag under afstemning.

6.1. Ekstraordinær generalforsamling

• Ekstraordinær generalforsamling indkaldes på samme måde som den ordinære generalforsamling og med mindst 2 ugers frist, når bestyrelsen finder anledning hertil, eller når mindst 1/3 af Danske Slægtsforskere Næstveds medlemmer skriftlig forlanger det, med angivelse af den dagsorden, der ønskes behandlet.
• Ekstraordinær generalforsamling begæret af medlemmer skal afholdes inden 6 uger fra begæringens modtagelse. Dagsordenen kan nægtes behandlet, hvis ikke ¾ af de medlemmer, der har begæret generalforsamlingen indkaldt, er til stede på denne.

6.2. Gennemførelse af generalforsamling.

• Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der på generalforsamlingen afgør alle tvivlsspørgsmål vedr. sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivningen.
• Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen.
• På Danske Slægtsforskere Næstveds generalforsamling har hvert medlem en stemme.
• Der kan stemmes ved fuldmagt, dog kun med en fuldmagt pr. deltagende medlem.
• Fuldmagten afleveres inden generalforsamling til kassereren.
• Afstemning sker ved håndsoprækning.
• Skriftlig afstemning skal finde sted, hvis blot tre af de tilstedeværende medlemmer eller dirigenten kræver det.
• Over det på generalforsamlingen passerede, skal der udarbejdes et referat, der underskrives af dirigenten og formanden, hvorefter det har fuld beviskraft i enhver henseende.
• Senest en måned efter generalforsamlingens afholdelse lægges referatet på Danske Slægtsforskere Næstveds hjemmeside.

6.3. Generalforsamlingens afgørelser og beslutninger

• Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til, hvor mange medlemmer, der er til stede.
• Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, med mindre andet følger af vedtægterne.
• Ved stemmelighed falder det stillede forslag. Genfremsættelse kan tidligst ske til næste ordinære generalforsamling.
• Beslutninger truffet på den ordinære eller ekstraordinære generalforsamling i henhold til gældende vedtægter er bindende for medlemmerne.
• Beslutningerne er gældende, indtil de lovligt måtte blive ændret i henhold til vedtægterne.

7. Bestyrelsen og dens arbejde.

• Danske Slægtsforskere Næstved ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer.
• Senest 2 uger efter den ordinære generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med formand -næstformand – kasserer og sekretær.
• Bestyrelsen afgør selv, om suppleanterne skal deltage i bestyrelsesarbejdet.
• Bestyrelsen afgør, om der skal nedsættes ad hoc arbejdsudvalg med reference til bestyrelsen til løsning af specifikke opgaver.
• Mindst et af bestyrelsesmedlemmerne skal være med i nedsatte udvalg.
• Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
• Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal indeholde en dagsorden, og der skal føres beslutningsreferat.
• Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.
• Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal.
• Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
• Bestyrelsesmøde afholdes, når formanden finder det fornødent, eller når mindst to af bestyrelsesmedlemmerne kræver det.
• Bestyrelsen orienterer Danske Slægtsforskere Næstveds medlemmer om relevante emner via nyhedsmail. Disse lægges op på Danske Slægtsforskere Næstveds hjemmeside.

7.1 Bestyrelsens afgørelser og beslutninger.

• Beslutninger og afgørelser bestyrelsen har truffet i henhold til gældende vedtægter er bindende for medlemmerne.

8. Revisorens arbejde.

• Bilagskontrollen foretages af den på generalforsamlingen valgte revisor.
• Til hvert bestyrelsesmøde tilsendes revisoren status og bankudskrift i lighed med bestyrelsen.
• Revisoren kan når som helst foretage kasseeftersyn. Årsregnskabet tilstilles af bestyrelsen til Danske Slægtsforskere Næstveds revisor så betids og senest 15. februar, at det kontrollerede regnskab kan fremsendes til medlemmerne med indkaldelse til ordinær generalforsamling.

9. Tegning og hæftelse

• Foreningen forpligtes udadtil af formanden alene eller to bestyrelsesmedlemmer i fællesskab.
• Kassereren kan ikke uden formandens eller to andre bestyrelsesmedlemmer foretage dispositioner ud over almindelig forretningsgang.
• Der påhviler ikke bestyrelsen eller foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de af foreningen påhvilende pligter.

10. Vedtægtsændringer

• Vedtægtsændringer kan kun besluttes af en generalforsamling med mindst 2/3 majoritet af de fremmødte stemmer.
• Forslagene skal være bekendtgjort i indkaldelsen til generalforsamlingen.
• Hvis forslaget får flertal, men dette flertal ikke udgør 2/3 af de fremmødte stemmer, skal forslaget, såfremt det ønskes fremmet, genfremsættes på en ekstraordinær generalforsamling, tidligst 2 uger og senest 4 uger efter den første.
• På denne generalforsamling kan forslaget vedtages med almindelig stemmeflerhed.

11. Opløsning

• • Danske Slægtsforskere Næstved kan opløses, hvis et forslag herom er vedtaget af en ordinær generalforsamling og derefter af en ekstraordinær generalforsamling under forudsætning af, at 3/4 af de fremmødte medlemmer på såvel den ordinære som den ekstraordinære generalforsamling stemmer for opløsning.
  • Foreningens formue og arkiv vil efter opløsningen blive overdraget til foreningen Danske Slægtsforskere.

Således vedtaget på ekstra ordinær generalforsamling den 4. oktober 2018.

Du kan hente Danske Slægtsforskere Næstveds  vedtægter i underskreven stand her.